Für einen einfachen Start
Ein Postfach, ein Viewer und ein festgelegter Ablage- und Prüfprozess. Eine vollautomatische Buchung ist keine Voraussetzung für den Empfang.
MONTIO / E-RECHNUNG IN DER PRAXIS
E-Rechnungen empfangen
Vom ersten Postfach bis zur Übergabe an Ihre Buchhaltung – in vier verständlichen Schritten.
Der einfache Einstieg: Ein E-Mail-Postfach genügt grundsätzlich zum Empfang. Damit ist der weitere Ablauf noch nicht erledigt: Sie müssen die Rechnung auch prüfen und aufbewahren können.
Viele Eingänge. Ein klarer Ablauf.
E-MailPortalNetzwerk
Zentraler EingangZuständigkeit festlegen
Ansehen & prüfenViewer + inhaltliche Kontrolle
Freigeben & bearbeitenBuchhaltung / Kanzlei einbinden
Original aufbewahrenStrukturierte Datei erhalten
Originaldatei durchgehend mitgebenLesbar heißt noch nicht richtig
Beispiel für einen organisierten Rechnungseingang. Wählen Sie die Eingangswege, die Sie tatsächlich benötigen.
Den Eingang in vier Schritten einrichten
- 01Adresse festlegen
Zum Beispiel rechnung@ihr-unternehmen.de. Zuständigkeit und Vertretung benennen; Lieferanten über die Adresse informieren.
- 02Dateien erhalten
XML-Dateien und ZUGFeRD-PDFs müssen ankommen. Mit Ihrer IT prüfen, ob Filter oder Portale Anhänge blockieren.
- 03Rechnung ansehen
XML mit einem geeigneten Viewer öffnen. Bei ZUGFeRD enthält die PDF zusätzlich strukturierte Daten.
- 04Prüfen und weitergeben
Absender, Leistung, Betrag und Bankverbindung kontrollieren. Originaldatei an Buchhaltung und Archiv übergeben.
Was brauchen Sie wirklich?
Bei mehreren Beteiligten
Ein gemeinsamer Rechnungseingang mit Freigaben kann Doppelbearbeitung vermeiden. Legen Sie fest, wer prüft, wer bezahlt und wer an die Kanzlei übergibt.
E-Rechnungen mit dem ELSTER-Viewer ansehen ↗
Viewer ≠ Prüfung: Eine lesbare Darstellung bestätigt weder die Richtigkeit der Leistung noch die Berechtigung einer Zahlung.
Ein sinnvoller Testlauf
- Eine Testdatei von Ihrem Softwareanbieter oder Lieferanten verwenden.
- Eingang, Anzeige und Wiederfinden der Originaldatei prüfen.
- Eine Übergabe an die Kanzlei testen: Kommt die strukturierte Datei an?
- Fehlerfälle festhalten: Wer hilft, wenn eine Datei nicht lesbar ist?
Muss ich dafür Peppol oder DATEV buchen?
Für den allgemeinen deutschen B2B-Empfang ist kein bestimmter Anbieter vorgeschrieben. Entscheidend ist ein funktionierender Empfangsweg. Plattformen können den Ablauf unterstützen.
Kann die Steuerkanzlei das übernehmen?
Die praktische Bearbeitung kann gemeinsam organisiert werden. Vereinbaren Sie schriftlich, wer den Eingang überwacht, sachlich prüft, freigibt und archiviert. Ein automatisches Weiterleiten allein beantwortet diese Fragen nicht.