Häufige Fragen im Alltag
Kurze Antworten zu Dateien, Fehlern, Sicherheit und Zusammenarbeit.
Die Fragen, die im Alltag auftauchen.
Was unterscheidet einen Viewer von einem Validator?
Ein Viewer stellt die Rechnungsdaten lesbar dar. Ein Validator prüft technische Regeln des Formats. Beides ersetzt nicht die sachliche Prüfung: Ist die Leistung erbracht, stimmt der Preis und ist die Rechnung an uns gerichtet?
Ist eine gültige Datei automatisch eine richtige Rechnung?
Nein. Technische Gültigkeit und inhaltliche Richtigkeit sind verschiedene Prüfungen. Kontrollieren Sie insbesondere Empfänger, Leistung, Beträge und Steuerangaben.
Kann ich XML einfach in ein PDF umwandeln und nur das ablegen?
Eine Ansicht dient dem Lesen. Für die Aufbewahrung müssen die strukturierten Originaldaten erhalten bleiben. Organisieren Sie Zugriff, Lesbarkeit und unveränderte Aufbewahrung.
Was mache ich bei einer abgelehnten Rechnung?
Fehlertext sichern, mit dem Softwareanbieter oder Empfänger klären, ob Format, Pflichtangaben oder Zustelladresse betroffen sind. Danach gezielt korrigieren und erneut übermitteln. Vor erneutem Versand den Status prüfen, um Dubletten zu vermeiden.
Brauche ich für jeden Kunden eine andere Plattform?
Nicht zwingend. Netzwerke und angebundene Provider können verschiedene Empfänger verbinden. Prüfen Sie die konkrete Erreichbarkeit; kein einzelnes Anbieterlogo garantiert jeden Versandweg.
Wie schütze ich mich vor manipulierten Bankverbindungen?
Als praktische Vorsichtsmaßnahme Änderungen von Zahlungsdaten über einen bereits bekannten Kontakt bestätigen lassen. Eine strukturierte Rechnung oder ein erfolgreicher Import ist allein kein Nachweis, dass eine Zahlung berechtigt ist.
Welche Angaben sollte ich von einem neuen Kunden erfragen?
Rechnungsempfänger, vereinbartes Format, Übermittlungsweg und Zieladresse bzw. Kennung. Falls nötig zusätzlich Bestellnummer, Ansprechpartner und Leitweg-ID. Vor der ersten echten Rechnung einen Test vereinbaren.
Was ist bei Anlagen zu beachten?
Klären Sie, wie Ihr Empfänger Anlagen erwartet und welche Größen- und Dateibeschränkungen gelten. Besonders Behördenportale haben konkrete Vorgaben. Die Leistungsbeschreibung darf nicht beliebig aus den strukturierten Daten verschwinden.
Ist ein Portal zugleich mein Archiv?
Nur wenn die angebotene Aufbewahrung Ihren Anforderungen tatsächlich entspricht. Speicherdauer, Originalformat, Export und Zugriffsrechte prüfen. Das DATEV E-Rechnungspostfach allein speichert beispielsweise nur 90 Tage.
Wo finde ich gesetzliche Sonderfälle?
Kleinunternehmer, kleine Rechnungen, Ausland, Anzahlungen und Berichtigungen sind im Bereich Praxisbeispiele & Sonderfälle eingeordnet.