Datei erzeugen klappt, Versand nicht?
Eine geeignete Datei lässt sich auch getrennt übermitteln, etwa als E-Mail-Anhang oder über einen passenden Portal-Upload. Der Empfänger muss diesen Weg akzeptieren.
MONTIO / E-RECHNUNG IN DER PRAXIS
E-Rechnungen versenden
Was Ihr Rechnungsprogramm können muss – und welche Aufgaben außerhalb der Software bleiben.
Zwei Fähigkeiten prüfen: Kann Ihre Software eine passende E-Rechnung erzeugen? Und kann sie diese auf dem vereinbarten Weg übermitteln? Das sind getrennte Funktionen.
Eine Rechnung. Mehrere Wege zum Kunden.
Ihr RechnungsprogrammErstellt die Rechnungsdaten
E-RechnungsdateiXRechnung / geeignetes ZUGFeRD
E-MailDatei als Anhang senden
Ihr KundePrüft und verarbeitet
Eine Datei, ein vereinbartes Postfach.
Ihre Software exportiert die E-Rechnung. Sie senden sie an die mit dem Kunden vereinbarte E-Mail-Adresse. Beides kann in getrennten Programmen erfolgen.
Vor dem Versand: Datei prüfenNach dem Versand: Original aufbewahren
Wählen Sie einen Zustellweg. Erstellung, Übermittlung und Aufbewahrung bleiben eigenständige Aufgaben.
Die vier Schritte im Detail
- 01Kundenanforderungen klären
Format, Zieladresse oder Netzwerk-ID und gegebenenfalls Bestellreferenz erfragen.
- 02Strukturierte Datei erzeugen
Mit Rechnungsprogramm, ERP, Erweiterung oder einer geeigneten Rechnungsschreibung. Ein PDF-Export allein reicht nicht.
- 03Datei kontrollieren
Technische Validierung und sachliche Prüfung durchführen. Auch Steuerbeträge, Leistungsdaten und Referenzen kontrollieren.
- 04Senden und nachhalten
Vereinbarten Kanal nutzen. Rückmeldungen oder Ablehnungen bearbeiten und die versendete Originaldatei aufbewahren.
Diese Fragen gehören an Ihren Softwareanbieter.
- Welche XRechnung- oder ZUGFeRD-Versionen und Profile unterstützt unsere konkrete Produktversion?
- Ist die Funktion enthalten oder brauchen wir ein Update, Modul oder eine zusätzliche Lizenz?
- Werden unsere Rechnungsfälle unterstützt – beispielsweise Abschläge, Berichtigungen oder Fremdwährungen?
- Gibt es Dateiexport, E-Mail-Versand oder eine Anbindung an Peppol bzw. eine Plattform?
- Wie werden Formatfehler, Zustellprobleme und Korrekturen bearbeitet?
- Können wir Originaldateien und Protokolle exportieren und später wiederfinden?
Nur ein normales PDF möglich?
Dann fehlt die strukturierte Rechnungserstellung. Prüfen Sie Update, Zusatzmodul oder eine ergänzende Lösung.
Zu den Handlungsoptionen ↗Ist „Versendet“ schon eine Zahlungsfreigabe?
Nein. Versand, technischer Eingang, fachliche Annahme und Zahlung sind unterschiedliche Schritte. Prüfen Sie den konkreten Status Ihrer Lösung.
Muss jeder Kunde dieselbe Software nutzen?
Nein. Entscheidend sind ein kompatibles Rechnungsformat und ein erreichbarer Zustellweg. Die Systeme dürfen unterschiedlich sein.