01 / Update oder Zusatzmodul
Hersteller nach einer passenden Version, Lizenz oder Erweiterung fragen. Einen Termin und eine Testdatei vereinbaren; Sonderfälle mitprüfen.
MONTIO / E-RECHNUNG IN DER PRAXIS
Meine Software kann das noch nicht
Ein pragmatischer Weg vom bisherigen Rechnungsprogramm zur funktionierenden E-Rechnung.
Ein fehlender Export ist lösbar. Sie müssen nicht automatisch Ihr gesamtes ERP ersetzen. Zuerst klären: Fehlt nur der Versandweg oder bereits die Erstellung der strukturierten Datei?
Wo stehen Sie mit Ihrer Software?
Wählen Sie eine Situation. Die Hinweise sind eine technische Orientierung, keine Produktempfehlung.
Vier Handlungsoptionen
02 / Ergänzende Rechnungsschreibung
Eine eigenständige Lösung kann die strukturierte Rechnung erzeugen. Nummernkreise, Buchungsübergabe und Stammdaten abstimmen, damit keine doppelten Rechnungen entstehen.
03 / Schnittstelle oder Dienstleister
Bei hohem Volumen kann eine Anbindung Rechnungsdaten aus dem Bestandssystem übernehmen. Vorher Datenfelder, Steuerlogik und Fehlerbehandlung testen.
04 / Manuelle Weberfassung
Für wenige Rechnungen an angeschlossene öffentliche Auftraggeber bietet die OZG-RE eine Erfassung im Browser. Sie ist kein universelles Portal für beliebige Privat- oder Firmenkunden.
Was eine Umwandlung leisten muss
Aus einer normalen PDF wird durch Umbenennen keine E-Rechnung. Auch eine automatische Auslesung kann Angaben verlieren oder falsch zuordnen. Eine ergänzende Lösung muss die vollständigen Rechnungsdaten korrekt strukturiert abbilden; das Ergebnis ist zu prüfen.
Für eingehende Rechnungen: Eine selbst erzeugte XML-Datei ersetzt nicht einfach die vom Lieferanten geschuldete ordnungsgemäße Rechnung. Fehler mit dem Aussteller klären.
Vor dem Produktivstart
- Reale Rechnungsfälle als anonymisierte Testfälle zusammenstellen.
- Originaldaten und erzeugte Datei auf Übereinstimmung prüfen.
- Rechnungsnummern und Korrekturprozess festlegen.
- Den Empfang mit einem Kunden testen.
- Archivierung und Übergabe an die Kanzlei nachweisen können.
Wenn Ihre Ausstellungspflicht bereits greift, ist „die Software kann es noch nicht“ keine eigene gesetzliche Ausnahme. Ihren Zeitpunkt können Sie im Navigator einordnen.